Pour ne rien oublier, chaque attendu noté en réunion doit devenir une tâche avec un responsable et une date, puis remonter tout seul quand elle est en retard. Ce qui reste dans la mémoire finit par être oublié.
Pourquoi les attendus se perdent
En réunion, on dit facilement « je vous envoie ça » ou « on regarde ça la semaine prochaine ». Ces phrases créent des attendus, mais elles ne laissent aucune trace si personne ne les note.
Le problème vient aussi de l’autre côté : ce que vous attendez du client (un document, un accès, une réponse) est tout aussi important, car votre propre calendrier en dépend.
Repérer un attendu
Un attendu se reconnaît à trois éléments. Si l’un manque, il faut le compléter avant de quitter la réunion.
- Un responsable : qui doit agir, vous ou un interlocuteur précis.
- Une action : ce qui doit être fait, formulé de façon concrète.
- Une date : pour quand, même approximative.
Suivre ce que vous devez et ce qu’on vous doit
Gardez deux vues distinctes : ce que vous devez à vos clients, et ce que vos clients vous doivent. La seconde est souvent négligée, alors qu’elle explique la plupart des retards de mission.
Une relance polie, faite au bon moment et avec la référence de la réunion, est bien mieux reçue qu’une relance tardive.
Comment Line aide
Après la réunion, Line repère ce qui a été décidé et ce qui est attendu de chacun, puis crée les tâches. Chaque attendu devient une tâche avec un nom et une date, et ce qui est en retard remonte tout seul.
Vous voyez les tâches par personne, par client ou par date, et vous validez toujours avant que quoi que ce soit soit enregistré.
Questions fréquentes
- Comment ne pas oublier ce qu’un client attend de moi ?
- En transformant chaque attendu en tâche avec une date dès la fin de la réunion, et en consultant la liste des retards régulièrement.
- Line crée-t-il des tâches sans me demander ?
- Non. Line propose, vous décidez : les tâches ne sont créées qu’après votre validation.