Préparer une réunion client, c’est répondre à quatre questions avant d’entrer : qu’a-t-on décidé la dernière fois, qu’est-ce que j’attends de cette réunion, qu’est-ce que je dois relancer, et qu’est-ce qu’on attend de moi.
Relire l’historique
Reprenez le dernier compte-rendu et parcourez les décisions et les sujets ouverts. Cette relecture prend quelques minutes et évite de reposer une question déjà tranchée.
Fixer votre objectif
Décidez de ce que vous voulez obtenir : une validation, une information, un accès, une date. Une réunion sans objectif tend à dériver vers ce qui est urgent pour l’autre partie.
Écrire cet objectif en une phrase suffit pour garder le cap pendant l’échange.
Lister les relances et les attendus en cours
Avant d’entrer, faites le point sur les attendus qui vous concernent.
- Ce qu’on attend de vous et qui n’est pas encore livré.
- Ce que le client devait vous fournir et qui manque encore.
- Les échéances proches, y compris celles du contrat.
Comment Line aide
Chaque matin, Line vous donne le résumé de votre journée. Avant chaque rendez-vous, il prépare la liste des points à aborder à partir de l’historique : ce que vous voulez obtenir, ce qu’il faut relancer, ce qu’on attend de vous.
Pendant la réunion, vous pouvez poser une question à l’assistant, par exemple « qu’avait-on décidé ? ». Il répond à partir de vos notes et indique de quel compte-rendu vient sa réponse.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer une réunion client ?
- Dix minutes suffisent si l’historique est bien tenu : relire le dernier compte-rendu, fixer un objectif et vérifier les attendus en cours.
- Que faire quand on n’a pas de compte-rendu de la dernière réunion ?
- Reconstituez l’essentiel de mémoire ou avec vos mails, notez-le tout de suite, et prenez l’habitude d’écrire le compte-rendu le jour même pour la fois suivante.